CIR : Comment justifier des dépenses de personnel ?

En moyenne, les dépenses de personnel constituent 50 % des coûts déclarés au Crédit d'impôt recherche. C'est pourquoi, les entreprises doivent soigneusement démontrer le rôle et les compétences requises pour chaque projet de recherche, afin de bien gérer ce poste de dépenses. 

On vous explique comment justifier vos dépenses pour le CIR le plus simplement possible. 

D’abord, quelles sont les conditions de formalisme ?

L’Administration demande aux entreprises d'être en mesure de spécifier pour chaque opération : 

• les personnes impliquées, 
• leurs compétences et leurs tâches scientifiques et techniques, 
• les documents nécessaires (diplômes / CV et fiches de poste / contrats de travail),
• le temps passé spécifiquement sur l'opération de R&D.

💡Bon à savoir

Dans le cadre d'une démarche CIR, Il est nécessaire de calculer précisément le temps passé par les chercheurs et techniciens de recherche à des fonctions de R&D pour déterminer si leur activité est éligible au Crédit Impôt Recherche. 

Ainsi, les formations, les déplacements, les commandes de matériel et le recrutement ne peuvent pas être pris en compte. Aucune détermination forfaitaire n'est autorisée.

Quelle que soit la part de temps dévolu à cette opération, l'entreprise doit étayer que la contribution de ses participants est essentielle et ce, pour s'assurer que les temps déclarés sont appropriés.

Quelles sont les bonnes pratiques pour justifier des temps ?

• Il est vivement recommandé de suivre les temps de travail des salariés qui participent aux opérations de R&D et d'enregistrer ces temps : 
• par opérations de R&D
• par phase du projet
• par jour ou par semaine

Il est donc primordial de fournir une documentation suffisante afin de démontrer la réalité et le caractère indispensable des travaux pour lesquels ces salariés ont été impliqués. 

• Ces justificatifs peuvent prendre la forme d’agenda des salariés concernés, de compte-rendu de réunions, de rapport de recherches, d'entretien annuel, etc, afin de pouvoir donner une date certaine à chaque activité. 
• Les salariés sont ceux qui sont le mieux placés pour justifier des dépenses liées à leur activité et leur implication devra donc être recherchée pour la production des fiches de temps et/ou pour fournir des justificatifs en rapport avec celles-ci.

Quelles sont les bonnes pratiques pour justifier des temps ?

• Il est vivement recommandé de suivre les temps de travail des salariés qui participent aux opérations de R&D et d'enregistrer ces temps : 
• par opérations de R&D
• par phase du projet
• par jour ou par semaine

Il est donc primordial de fournir une documentation suffisante afin de démontrer la réalité et le caractère indispensable des travaux pour lesquels ces salariés ont été impliqués. 

• Ces justificatifs peuvent prendre la forme d’agenda des salariés concernés, de compte-rendu de réunions, de rapport de recherches, d'entretien annuel, etc, afin de pouvoir donner une date certaine à chaque activité. 
• Les salariés sont ceux qui sont le mieux placés pour justifier des dépenses liées à leur activité et leur implication devra donc être recherchée pour la production des fiches de temps et/ou pour fournir des justificatifs en rapport avec celles-ci.

Liens utiles

• Agrément CIR : et la sous-traitance ?
• Agrément CII-CIR : ce qu’il faut savoir si vous avez des partenaires étrangers !
•  Comment bénéficier du CIR ?