Suivi du temps ou comptes rendus d'activité : que faut-il pour justifier vos dépenses de personnel CIR ?

Pour justifier les dépenses de personnel du Crédit Impôt Recherche (CIR), le réflexe est souvent de produire un tableau de suivi du temps, adossé aux bulletins de paie. Un jugement du tribunal administratif de Montpellier du 9 mars 2026 montre qu'un tel tableau peut être jugé insuffisant lorsque ses intitulés ne décrivent pas précisément le travail réalisé.

Les dépenses de personnel représentent en moyenne environ la moitié des dépenses déclarées au CIR, selon le ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. Quand ce poste est contesté, c'est une grande partie du crédit d'impôt qui est en jeu.

Cet article revient sur les faits, sur le raisonnement du tribunal et sur ce que cela implique, concrètement, pour la façon de documenter le temps passé en R&D.

Que s'est-il passé devant le tribunal administratif de Montpellier ?

La société Quantum Surgical, qui fabrique du matériel médico-chirurgical, a déposé le 2 mai 2023 une déclaration 2069-A faisant apparaître un CIR de 1 584 042 € pour l'exercice 2022, dont elle a demandé la restitution immédiate en tant que PME communautaire. Les dépenses concernaient le projet « Epione », dont l'éligibilité avait été admise par l'administration. Celle-ci n'a toutefois restitué que 1 420 684 €, en contestant une partie des rémunérations des salariés.

La société avait d'abord évalué le temps de recherche de ses équipes au moyen d'un pourcentage global de 96 %, sauf pour deux salariés. Devant le tribunal, elle a présenté un nouveau calcul fondé sur les données de son logiciel de paie, en retirant les activités non éligibles : réunions d'information générale, comités de pilotage, réunions plénières, activités de cohésion de groupe. Elle réclamait une restitution complémentaire de 151 417 €.

Le tribunal a rejeté la requête par un jugement du 9 mars 2026 (2e chambre, n° 2307347). Le projet n'était pas contesté ; seule la preuve du temps passé l'était.

Pourquoi le tribunal a-t-il écarté le tableau issu de la paie ?

Que les dépenses de personnel des chercheurs et techniciens directement et exclusivement affectés aux opérations de recherche ne sont retenus. Le juge de l'impôt apprécie l'éligibilité au vu de l'instruction, mais dans cette affaire, la société devait établir le temps passé au-delà de ce que l'administration avait déjà retenu.

Le tribunal relève deux insuffisances. Le tableau des dépenses de personnel ne permet pas de justifier la réalité et le détail du temps passé en recherche, en raison de « l'insuffisante précision des intitulés et descriptions ». Les autres pièces n'établissent pas davantage la durée de participation des salariés aux travaux.

La précision est décisive. Le raisonnement du tribunal se résume ainsi :

Le suivi du temps est-il devenu insuffisant ?

Le jugement n'emploie pas l'expression « compte rendu d'activité » et ne dit pas qu'un suivi du temps est désormais inutile. C'est la lecture que nous en faisons : un nombre d'heures, même extrait de la paie, ne suffit pas s'il n'est pas accompagné d'une description précise du travail réalisé.

Un suivi du temps répond à la question « combien d'heures ? ». Un compte rendu d'activité répond à « sur quoi, et pour faire quoi ? ». Dans cette affaire, c'est la seconde réponse qui faisait défaut.

Cette exigence n'est pas propre au juge. La notice du ministère pour la demande de rescrit CIR invite à détailler, pour chaque personne, la nature de son activité dans l'opération concernée et le temps passé en R&D.

Il s'agit d'un jugement de première instance, qui ne lie pas les autres juridictions. Il illustre néanmoins le niveau de précision qu'un juge peut attendre d'un dossier de personnel.

À quoi ressemble un compte rendu d'activité exploitable ?

Dans notre pratique, nous recommandons qu'un compte rendu d'activité mentionne au minimum :

• la période concernée (semaine ou mois) et le projet de R&D auquel il se rattache ;
• les tâches réellement réalisées, décrites par leur nature technique : conception, développement d'un prototype, campagne d'essais, analyse des résultats ;
• le lien de ces tâches avec le verrou scientifique ou technique visé par le projet ;
• le temps passé sur chaque tâche, et pas seulement un total ;
• les temps non éligibles isolés, comme les réunions d'information générale, les comités de pilotage ou les activités de cohésion de groupe ;
• la validation par le responsable du projet.

Le bon réflexe est de rédiger ces comptes rendus au fil de l'eau, chaque mois, plutôt qu'au moment de la déclaration. Un document reconstitué à froid perd une grande partie de sa force probante. Les tâches décrites doivent aussi rester cohérentes avec le dossier technique CIR ; un compte rendu qui évoque des activités absentes du dossier crée plus de doutes qu'il n'en lève.

Que faire si vos dépenses de personnel reposent sur un forfait ou sur un extrait de paie ?

Quatre vérifications permettent de mesurer l'exposition de vos dossiers :

• Chaque personne valorisée est-elle rattachée à un projet avec un temps individuel, et non avec un pourcentage appliqué à toute l'équipe ?
• Les intitulés de votre outil de suivi décrivent-ils la tâche réalisée, ou seulement une catégorie générique ?
• Les temps non éligibles sont-ils identifiés séparément ?
• Pour une personne choisie au hasard, pouvez-vous reconstituer en quelques minutes ce qu'elle a fait sur une semaine donnée ?

Si la réponse est non à l'une de ces questions, le dossier mérite d'être renforcé avant toute demande de justificatifs. Notre article sur la préparation d'un contrôle fiscal CIR détaille la démarche.

Points clés à retenir

• Le jugement : le tribunal administratif de Montpellier (9 mars 2026, n° 2307347) a rejeté une demande de 151 417 € de CIR complémentaire, faute de justification précise du temps de R&D du personnel.
• La paie ne suffit pas : un tableau extrait du logiciel de paie peut être écarté si ses intitulés et descriptions sont trop imprécis.
• Qualification n'est pas temps passé : CV, fiches de poste et contrats prouvent le profil des salariés, pas leur durée de participation à la R&D.
• Heures et tâches vont ensemble : c'est le rôle du compte rendu d'activité, qui décrit ce qui a été fait et pendant combien de temps.
• Documentez au fil de l'eau : des comptes rendus mensuels, validés par le responsable de projet et cohérents avec le dossier technique, résistent mieux à un contrôle.

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