Faire PLUS en faisant MOINS (3 astuces de productivité inattendues)

Plus nous sommes occupés et plus nous travaillons dur, plus nous allons avoir de succès, n'est-ce pas ?

Olivier Equey

Manager en fiscalité de la recherche – France

13/08/2021

10 minutes de lecture


Pas nécessairement.

Ce qui compte, ce n'est pas le nombre d'heures que vous travaillez, mais ce que vous pouvez faire en un minimum d'heures.

"Travaillez plus intelligemment, pas plus dur" était la phrase favorite de mon ancien patron. Il se fichait éperdument que je travaille de 9 heures à 21 heures chaque jour. En fait, il voyait cela comme une mauvaise chose : si je devais faire des journées de 12 heures, cela signifiait que je n'étais pas assez productif. 

Il avait raison, bien sûr.

Nous n'avons pas besoin de faire des journées de 12 heures où, même à la fin, nous avons l'impression de nous noyer. Nous pouvons travailler une journée normale de 8 heures et avoir l'impression de chevaucher la crête d'une vague.

Comment ?

Astuce de productivité n°1 : Ne travaillez que pendant 25 minutes (à la fois)

Êtes-vous coupable de remettre à plus tard certaines tâches ? Celles dont vous savez qu'elles vont être longues et compliquées ? Soudain, le tri des emails, la vérification du solde de votre compte bancaire et le rangement de votre bureau deviennent plus importants que la tâche que vous devriez accomplir.

Mais la tâche vous suit, n'est-ce pas ? Elle s'attarde au fond de votre esprit jusqu'à ce que l'angoisse de l'accomplir devienne si forte que vous finissez par devoir la faire. Soit ça, soit le temps passe et vous n'avez pas d'autre choix que de la faire.

Si ce scénario vous semble familier, essayez la technique Pomodoro.

Qu'est-ce que la technique Pomodoro et comment fonctionne-t-elle?

Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui fonctionne réellement. C'est un moyen simple mais efficace de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez.

Voici comment cela fonctionne :

  • Choisissez la tâche sur laquelle vous voulez vous concentrer (oui, la grande, l'écrasante).
  • Réglez un minuteur sur 25 minutes
  • Désactivez toutes les notifications qui vous distraient (y compris les e-mails).
  • Travaillez à fond sur cette tâche jusqu'au signal sonore du minuteur.
  • Faites une pause de 2 à 3 minutes : vérifiez vos e-mails, parcourez les sites sociaux ou prenez un verre.
  • Répétez le processus pendant 25 minutes supplémentaires.
  • Après quatre blocs de 25 minutes, faites une pause un peu plus longue.

Si 25 minutes vous semblent trop longues, essayez de les raccourcir à 18 ou 15 minutes. Si 25 minutes vous semblent trop courtes, allongez-les à 30 minutes, ou certains travaillent même par blocs de 60 minutes. Faites ce qui fonctionne pour vous.

L'idée maîtresse de Pomodoro est de travailler par salves concentrées, entrecoupées de pauses.

Pourquoi la technique Pomodoro fonctionne-t-elle ?

Découper votre journée en blocs de temps couplés à de courtes pauses vous aidera à accomplir davantage de tâches de deux manières :

1. Il vous sera plus facile de vous atteler à ces tâches décourageantes, mais importantes.

"Des études ont également montré qu'il existe un moyen efficace de sortir du cycle de l'évitement : réduisez ce que vous repoussez à une première étape minuscule et non intimidante" - Todoist

Lorsque nous remettons les choses à plus tard, c'est souvent l'idée de travailler dur sur quelque chose que nous pensons être difficile qui nous fait procrastiner. Si vous savez que vous ne devez y travailler que 25 minutes avant de faire une pause, cela vous semble soudain plus facile à gérer.

2. Cela vous permet de mieux vous concentrer.

"Lorsque je commence une session Pomodoro de 25 minutes, je sais que je ne peux pas consulter mes e-mails, les médias sociaux ou les informations. C'est un peu comme un entraînement cérébral." - Forbes

Avec les emails non-stop, les mises à jour des réseaux sociaux, les appels téléphoniques, les nouvelles et les innombrables autres notifications qui surgissent tout au long de notre journée, il est trop facile de se laisser distraire lorsque nous sommes au travail. Mais dès que notre esprit s'éloigne de la tâche sur laquelle nous travaillons, il devient incroyablement difficile de s'y replonger et de se recentrer. 

Avec Pomodoro, une fois que le minuteur démarre, c'est un temps de concentration pure et ininterrompue. Il n'y a pas de notifications, d'e-mails, de mises à jour sociales ou d'appels téléphoniques qui vous éloignent. Votre esprit est libre de se concentrer sur la tâche à accomplir et n'est pas troublé par le désordre et le bruit de la vie professionnelle quotidienne.

Astuce de productivité n° 2 : supprimer les listes de tâches.

Je ne doute pas qu'au moins 80 % des articles sur la productivité que vous lirez vous diront que les listes de tâches sont essentielles pour accomplir des tâches.

Je ne suis pas d'accord.

Avez-vous déjà entendu l'analogie de la pierre, du caillou et du sable ?

Vous avez devant vous un grand bocal en verre que vous devez remplir. Ce bocal représente votre journée.

Tout d'abord, vous remplissez votre bocal avec quelques grosses pierres. Il n'en faut pas beaucoup pour remplir le bocal, mais ces pierres comptent comme vos tâches les plus longues et les plus importantes.

Ensuite, vous versez un tas de petits cailloux dans le bocal. Ces cailloux se logent dans les fissures entre les grosses pierres et constituent vos tâches moins importantes et à plus court terme.

Enfin, vous versez du sable dans le bocal jusqu'à ce que tous les coins et recoins soient remplis. Le sable représente vos petites tâches, les tâches subalternes et triviales. 

Votre bocal est maintenant plein à ras bord. Mais, si vous aviez mis le sable en premier, y aurait-il eu de la place pour les grosses pierres ?

La morale de l'histoire est de pratiquer la hiérarchisation des priorités. Se concentrer d'abord sur les grosses pierres vous mènera plus loin que de vous frayer un chemin dans le sable.

Alors, abandonnez les longues listes de choses à faire et concentrez-vous sur vos quelques tâches hautement prioritaires et à haut rendement.

"Je fais d'abord une liste de priorités : une, deux, trois, etc. Puis je raye tout ce qui est en dessous de trois." - Huff Post

C'est comme le principe de Pareto (ou règle des 80/20). 20 % de vos tâches vous permettront d'obtenir 80 % des résultats. Choisissez donc vos 20% avec soin et voyez combien vous pouvez en faire plus.

"Seules quelques choses comptent vraiment... il n'y a qu'une poignée de tâches qui font bouger l'aiguille de manière significative." - Medium

Vous pourriez reculer à l'idée de mettre au rebut la liste des tâches à faire et de vous concentrer sur seulement deux ou trois tâches clés. Après tout, les petites tâches insignifiantes doivent quand même être accomplies, n'est-ce pas ? 

C'est là qu'intervient l’astuce de productivité n°3....

Astuce de productivité n°3 : arrêtez de faire l'administration vous-même

Je ne veux pas dire par là que vous devriez engager quelqu'un pour s'occuper de vos tâches triviales (même si ce serait bien).

Je parle d'automatiser vos tâches banales et laborieuses. Des tâches telles que la saisie de données, l'envoi d'e-mails, la planification d'événements, le paiement de factures et la sauvegarde de données ou de fichiers.

La technologie peut vous débarrasser de ces tâches administratives à faible retour sur investissement, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. 

Par exemple, remplir une déclaration fiscale de R&D peut prendre beaucoup de temps. Vous devez vous adresser à des spécialistes de la fiscalité de la R&D, rassembler de nombreuses informations, puis suivre la procédure de déclaration. Mais aujourd'hui, il existe de nombreux portails de déclaration fiscale en libre-service qui vous déchargent de cette lourde tâche et vous permettent de soumettre vos demandes sans effort.

"La productivité augmente parce que nous ne passons plus autant de temps sur des tâches fastidieuses. Nous avons plus de temps à consacrer à la réalisation d'objectifs clés permettant la croissance de l'entreprise plutôt qu'à des tâches nécessaires mais chronophages qui nous font perdre du temps." - Cronofy

Conclusion

La véritable productivité consiste à identifier ce qui est important, à protéger votre temps pour ces tâches et à les réaliser aussi efficacement que possible.

Moins, c'est vraiment plus.


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